Sachbearbeiter Lohn- und Gehaltsabrechnung / Payroll

Wir suchen einen Sachbearbeiter (m/w/d) Lohn- und Gehaltsabrechnung / Payroll Administration (m/w/d) für unsere Firmenzentrale in Gelsenkirchen.

Ziel der Funktion

In dieser Position sind Sie für die korrekte und termingerechte Vorbereitung, Kontrolle und administrative Begleitung der Entgeltabrechnung verantwortlich. Sie bilden die Schnittstelle zwischen den Mitarbeitenden, den operativen Abteilungen, HR und dem externen Payroll-Dienstleister. Sie sorgen dafür, dass Personalstammdaten, Arbeitszeiten, Abwesenheiten und abrechnungsrelevante Änderungen vollständig und korrekt in unseren Systemen erfasst und verarbeitet werden.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Vorbereitung und Kontrolle

• Vorbereitung und administrative Begleitung der monatlichen Entgeltabrechnung

• Erfassung und Kontrolle aller abrechnungsrelevanten Änderungen

• Prüfung von Arbeitszeiten, Überstunden, Zuschlägen, Spesen und sonstigen Vergütungsbestandteilen

• Durchführung der Stundenkontrolle und Klärung festgestellter Abweichungen

• Kontrolle der Abrechnungsergebnisse und Weiterleitung von Korrekturen an Infoniqa

• Überwachung der monatlichen Payroll-Termine und Einhaltung der vereinbarten Fristen

• Unterstützung bei Korrekturabrechnungen sowie Ein- und Austrittsabrechnungen

Personaladministration

• Erfassung neuer Mitarbeitender sowie Pflege und Aktualisierung von Personalstammdaten

• Verarbeitung von Eintritten, Austritten und Vertragsänderungen

• Erfassung beziehungsweise Kontrolle von Änderungen bei Arbeitszeit, Vergütung, Bankverbindung, Steuer- und Sozialversicherungsdaten

• Prüfung der Vollständigkeit der für die Entgeltabrechnung erforderlichen Unterlagen

• Pflege der digitalen und, soweit erforderlich, physischen Personal- und Abrechnungsunterlagen

Arbeitszeit und Abwesenheiten

• Kontrolle der erfassten Arbeits- und Abwesenheitszeiten

• Prüfung der Urlaubsbuchungen

• Abstimmung und Klärung von Differenzen zwischen den verschiedenen Systemen

• Durchführung beziehungsweise Überwachung der AU-Abfragen

• Verarbeitung von Krankmeldungen und sonstigen Fehlzeiten

• Abstimmung unklarer oder fehlender Zeitbuchungen mit Mitarbeitenden und Führungskräften

Kommunikation und Service

• Ansprechpartner für Mitarbeitende und Führungskräfte bei Fragen zur Entgeltabrechnung, Arbeitszeit und zu Abwesenheiten

• Entgegennahme und Bearbeitung von Telefonanrufen und E-Mails

• Beantwortung allgemeiner abrechnungsbezogener Fragen

• Weiterleitung komplexer lohnsteuer- oder sozialversicherungsrechtlicher Fragestellungen an unseren Dienstleister beziehungsweise die zuständigen Fachstellen

• Nachverfolgung offener Anfragen und Tickets bis zur vollständigen Klärung

• Zusammenarbeit mit HR, Finance, Controlling und den operativen Abteilungen

Zusammenarbeit Payroll-Dienstleister

• Vollständige und termingerechte Übermittlung der monatlichen Payroll-Mutationen

• Prüfung und Nachverfolgung der übermittelten Anfragen und Tickets

• Kontrolle, ob vereinbarte Aufgaben, Abfragen und Korrekturen vollständig durchgeführt wurden

• Dokumentation und Eskalation von Abweichungen oder nicht fristgerecht bearbeiteten Vorgängen

• Abstimmung über besondere Abrechnungsfälle und erforderliche Folgemaßnahmen

Unser Angebot:

• Eine sichere Anstellung in einem wachsenden Familienunternehmen

• Eine fundierte Einarbeitung sowie ein eigenverantwortlicher Aufgabenbereich

• Ein kollegiales Betriebsklima, flache Hierarchien und Freiraum zur Mitgestaltung an Prozessen und Weiterentwicklungen

• Für diese Position ist eine Einstiegs-Gehaltsspanne von 40.800 €/brutto bis 48.000 €/brutto pro Jahr vorgesehen – abhängig von Ihrer Erfahrung und Ihren Qualifikationen

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise mit Schwerpunkt Personal, Entgeltabrechnung oder Finanzbuchhaltung

• Erste Berufserfahrung in der Personaladministration oder Entgeltabrechnung ist wünschenswert

• Grundkenntnisse im deutschen Lohnsteuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht

• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und Outlook

• Erfahrung mit AFAS, Dynamics NAPA und FleetHours sind von Vorteil, aber kein Muss

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• Englisch- oder Niederländischkenntnisse sind von Vorteil

• Sehr sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sowie ein hohes Verantwortungsbewusstsein und ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein

• Diskretion, Vertraulichkeit und die Fähigkeit Fristen und Prioritäten zu überwachen

• Serviceorientierte und klare Kommunikation sowie ausgeprägte Teamfähigkeit

• Eigeninitiative und konsequente Nachverfolgung offener Vorgänge

• Analytisches Denkvermögen und ein gutes Verständnis für Zahlen und Zusammenhänge

• Belastbarkeit, insbesondere während der monatlichen Abrechnungsphase