Project Document Controller (Japan)

Company Overview

STACK Infrastructure builds, owns, and operates hyperscale and colocation data centers that power the world’s most ambitious technology companies. With a rapidly expanding footprint across APAC, STACK combines deep development expertise, flexible capital, and operational discipline to deliver critical digital infrastructure at scale.

Our clients include the largest hyperscale cloud platforms. We are building a regional platform defined by speed of delivery, power reliability, and long-term partnership — and we are assembling the team to lead that effort.

Position Summary / 職務概要

• Project & Site Administratorは、STACKのデータセンター開発および建設プロジェクトにおいて、プロジェクトチームを支援し、プロジェクト運営を円滑に進めるための事務およびドキュメント管理業務を担当します。

  The Project & Site Administrator supports STACK’s data center development and construction projects by providing administrative coordination and document control support to the project team.

• 本ポジションは、現場事務所およびオフィス双方での事務業務を担当し、プロジェクトチームが効率的に業務を進められる環境を整える役割を担います。

  The role supports both site office and corporate office operations, ensuring that project teams can operate efficiently.

• 施工管理チーム、協力会社、設計者、本社部門と連携し、プロジェクトに関わる情報や書類の整理・管理を行います。

  The position coordinates with construction teams, consultants, contractors, and internal departments to maintain organized project documentation and communication.

• また、社内イベントやプロジェクトイベントの企画・運営にも主体的に関わり、チームコミュニケーションおよび企業文化の醸成を支援します。

  The role also contributes to internal communication and company culture by coordinating company events and project-related activities.

• さらに、PROCOREなどのプロジェクト管理システムを活用し、図面、RFI、Submittal、会議記録などのプロジェクト情報の整理・管理を行います。

  The role supports management of project documentation including drawings, RFIs, submittals, and meeting records using collaboration platforms such as PROCORE or similar project management tools.

Roles & Responsibilities / 主な業務内容

• データセンタープロジェクトに関する各種ドキュメント（図面、仕様書、技術資料など）の整理および管理
  Maintain and organize project documentation including drawings, specifications, and technical documents.

• RFI、Submittal、Drawing Logなどのプロジェクトドキュメント管理
  Manage project documentation logs including RFIs, submittals, and drawing registers.

• 会議スケジュール調整、資料準備、議事録作成などの会議運営サポート
  Support project meetings including scheduling, documentation preparation, and meeting minutes.

• Action Itemやプロジェクトトラッカーの管理
  Maintain action item logs and project tracking tools.

• 契約書、発注書などの契約関連書類の整理および管理
  Maintain contract records and procurement documentation.

• ベンダーおよび施工会社からの書類提出状況のフォローアップ
  Track and follow up on document submissions from contractors and vendors.

• 請求書および支払関連書類の整理および支払プロセスのサポート
  Support invoice documentation and payment administration processes.

• 社内レポートおよびプロジェクト資料作成のサポート
  Assist in preparation of internal reports and project documentation.

• 社内プロジェクトチームおよび関係者との連携
  Collaborate with internal project teams and stakeholders.

• Project Director / Project Managerへのプロジェクトサポート
  Provide administrative and documentation support to the Project Director / Project Manager.

Career Development / キャリア開発

• STACKのデータセンター開発プロジェクトを通じて、建設プロジェクト運営およびデータセンター開発に関する専門知識を習得できます。
  Gain specialized knowledge in construction project management and data center development through participation in STACK’s data center projects.

• 社内外のプロジェクト経験を通じて、ドキュメント管理およびプロジェクト運営スキルを向上させることができます。
  Develop document control and project coordination skills through collaboration with internal teams, consultants, and contractors.

• 将来的には、Project Coordinator、Project Managerなどのポジションへのキャリア成長を目指すことができます。
  This role provides opportunities for future career growth into positions such as Project Coordinator or Project Manager.

Learning Environment / 学習環境

• STACKでは、以下の多様な専門分野のプロフェッショナルと協働することができます。

Team members will have opportunities to collaborate with experts across multiple disciplines:

• 建築設計 / Architecture

• 電気設備 / Electrical Engineering

• 機械設備 / Mechanical Systems

• ITインフラ / IT Infrastructure

• 建設マネジメント / Construction Management

• 興味のある専門分野を深く学びながら、データセンター開発の総合的な知識を身につけることができます。

This environment enables professionals to deepen expertise in areas of interest while gaining a comprehensive understanding of data center development.

Required Competencies / 求められる資質

• 社内外のステークホルダーと円滑に連携できるコミュニケーション能力
  Ability to collaborate effectively with internal and external stakeholders.

• 多くのドキュメントや情報を整理・管理できる能力
  Strong ability to organize and manage large volumes of project documentation.

• 細部まで注意を払い、正確に業務を遂行できる能力
  Strong attention to detail.

• 複数業務を並行して管理できる能力
  Ability to manage multiple tasks and priorities.

• 課題を整理し、関係者と協力して解決を進める能力
  Ability to support issue resolution through coordination.

• プロジェクト成功に対する責任感と主体性
  Strong sense of ownership and accountability.

Key Details:

Location: Osaka/Tokyo, Japan.

Travel: 15-20%.

Language: Native Japanese; Secondary English (conversational-level).

Required Qualifications / 応募要件

• 事務またはプロジェクトサポート業務の経験（3年以上）

  3+ years of administrative or project coordination experiences

• Microsoft Office（Excel / Word / PowerPoint）の使用経験

  Proficiency in Microsoft Office.

• 書類整理およびドキュメント管理能力

  Strong document management skills.

• 日本語での業務遂行能力
  Professional working proficiency in Japanese.

• 英語力は必須ではありませんが、英語でのコミュニケーションが可能な方は歓迎します。
  English proficiency is not required but would be considered an advantage.

• 国際的なプロジェクト環境で働きながら英語力を高めたい方も歓迎します。
  Candidates who are motivated to develop their English skills while working in an international environment are encouraged to apply.

Preferred Qualifications / 歓迎要件

• データセンターまたはミッションクリティカル施設のITフィットアウト工事の事務経験があれば尚可
  Experience in administrative support for Data Centre or mission-critical IT fit-out projects is highly desirable

• ハイパースケールまたはコロケーション型データセンター環境での業務経験があれば尚可

• Experience working in hyperscale or colocation data centre environments is an advantage

• 図面、RFI、Submittal、会議記録などのドキュメント管理経験
  Experience managing drawings, RFIs, submittals, and meeting records.

• PROCORE、Aconex、Autodesk Construction Cloudなどの建設プロジェクト管理システムの利用経験
  Experience with construction project management platforms such as PROCORE, Aconex, or Autodesk Construction Cloud.

• その他のプロジェクト管理アプリケーションの利用経験
  Experience using other project management applications is also welcome.

• 外資系プロジェクト経験
  Experience working with international clients or teams

This might be right for you if / このポジションに向いている方

· 複数の優先事項やタイトなスケジュールの中でも落ち着いて対応できる方

複数の重要な業務や異なる期限が重なる状況でも冷静に対応し、新たな緊急課題にも柔軟に取り組める方。

You don’t get flustered easily. You can juggle multiple high-level priorities with competing timelines while welcoming a new, urgent challenge with ease.

· 多様な文化やバックグラウンドを持つメンバーと協働することを楽しめる方

異なる地域や文化を持つメンバーと働くことに理解があり、多様性のあるチーム環境を前向きに受け入れられる方。

Are culturally sensitive and enjoy working with a diverse group of individuals from multiple regions.

· 細部まで丁寧に確認し、確実に業務を進められる方

細かな部分まで注意を払い、重要な事項を見落とさず、確実に業務を遂行できる方。

You pay attention to the details – meticulously, and every time. Nothing falls through the cracks on your watch.

· チームワークを大切にし、協力して課題解決に取り組める方

チームメンバーと協力しながら問題解決を進めることを楽しめる方で、状況に応じてリーダーとしてもメンバーとしても柔軟に役割を担える方。

You’re collaborative. You enjoy working with others to solve problems – and people enjoy working with you. You can shift from being a leader to a contributor when needed.

· 先を見据えて考え、課題を未然に防ぐ思考ができる方

複数の視点から状況を分析し、将来起こり得る課題を予測して事前に対応できる方。

You’re smart. You think five steps ahead and see issues from multiple angles. You’re not just a problem solver – you’re a problem preventer.

Why STACK / STACKで働く魅力:

· 競争力のある報酬と充実した福利厚生

当社では、競争力のある報酬パッケージと充実した福利厚生を提供しています。

We offer a competitive compensation package with strong benefits.

· 評価と感謝を大切にする企業文化

社員一人ひとりの貢献を認め、称賛する文化を大切にしています。

We have a culture of appreciation and recognition.

· 情熱を持って仕事に取り組むチーム

私たちは、自分たちの仕事に情熱を持ち、チームとして楽しみながら取り組んでいます。

We are passionate about what we do and have fun doing it.

· 成長するビジネスの一員として活躍できる環境

成長を続ける事業の一員として、ビジネスにインパクトを与える仕事に携わることができます。

Be part of the growing business and make an impact.

Equal Opportunity

STACKは、すべての人に公平な雇用機会を提供することを重視しています。

当社は、人種、肌の色、宗教、性別、性的指向、性自認および性表現、年齢、国籍、身体的または精神的な障がい、遺伝情報、退役軍人としての地位、その他法令により保護されるいかなる属性に基づく差別も行いません,すべての応募者は、これらの属性に関わらず、公平かつ公正に採用選考の対象となります。

STACK is an Equal Opportunity Employer. ALL qualified applications will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identify and expression, age, national origin, mental or physical disability, genetic information, veteran status, or any other status protected by law.