Office manager (CDD 10 mois)

Sous la responsabilité de la Responsable de l’Office Management, vous assurez l’organisation et l’optimisation de la mise à disposition des moyens et des services pour nos collaborateurs tout en garantissant le respect des normes et la sécurité des biens et des personnes. 
A ce titre, vous prendrez part à diverses missions :

Gestion administrative et vie du site

• Assurer le bon fonctionnement quotidien des locaux : accueil, fournitures, équipements, courrier et colis.
• Être l’interlocuteur des collaborateurs, fournisseurs et prestataires et coordonner les interventions extérieures.
• Gérer les contrats fournisseurs : suivi, facturation, renouvellements, résiliations, avenants et demandes SAV.
• Réaliser les achats hors production et assurer le suivi des stocks.
• Mettre à jour les bases de données et rédiger/diffuser les documents internes (procédures, comptes rendus, onboarding…).

Organisation des déplacements et événements

• Organiser les déplacements professionnels : transports, hôtels, locations de véhicules, restaurants et salles de réunion.
• Prendre en charge l’organisation d’événements internes : séminaires, soirées, afterworks, etc., de la préparation à la gestion logistique sur place.

Gestion de la flotte automobile

• Assurer la relation avec le loueur et la gestion des véhicules de fonction.
• Suivre les services associés (cartes carburant, télépéage), les sinistres et les contraventions.

Gestion des locaux

• Prendre en charge la gestion des locaux ou du site (entretien, réparage, dépannage, nettoyage, sécurité, etc.) 
• Coordonner le travail des agents d’interventions extérieurs (nettoyage par exemple) 
• Aménagement des agences  

Gestion comptable

• Assurer le traitement des notes de frais et le suivi des factures fournisseurs.
• Utiliser les outils de gestion et de dématérialisation, notamment Sage et Zeendoc

Profil recherché

 Votre profil :
Issu(e) d’une formation Bac+2/3 en gestion administrative, assistanat de direction, gestion d’entreprise ou achats, vous justifiez de 2 à 3 ans d’expérience sur un poste similaire, idéalement dans un environnement professionnel dynamique et polyvalent. Organisé(e), rigoureux(se) et autonome, vous avez le sens du service, un bon relationnel et savez gérer plusieurs priorités simultanément. Votre réactivité, votre capacité d’adaptation et votre aisance avec les outils bureautiques notamment Excel (TCD, recherches, formules,…) seront essentielles pour réussir dans ce poste.
La connaissance de Sage et Zeendoc est un plus.
Ce poste nécessite l’obtention du permis B.

Conditions :

• Type de contrat : CDD de 10 mois
• Titres déjeuners, 37H hebdo, 10 à 12J de RTT / an, remboursement à 50% du titre de transport
• Localisation : Mérignac (33)

 
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·         Des parcours formation pour que soyez toujours opérationnels
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·         Titres déjeuners ou restaurant d’entreprise (au choix), mutuelle famille
·         Une ouverture de tous nos postes aux salariés reconnus travailleurs handicapés
 
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