Chargé.e d'Administration RH

À propos d'ILLUIN Technology

ILLUIN Technology est le leader français de l'IA Générative souveraine et de confiance. Nous développons des modèles de langage (LLM) propriétaires et une plateforme technologique de pointe pour permettre aux entreprises et aux organisations de déployer l'IA générative en toute sécurité, en gardant la maîtrise de leurs données.

Adossé au fond privé Seven2, Illuin est entré dans une phase d’investissement et de forte croissance depuis le début de l’année. Dans ce contexte d’accélération, le Groupe recrute un/une Chargé(e) d’Administration RH afin de sécuriser et de professionnaliser l’ensemble des processus administratifs liés au cycle de paie et à l’expérience interne des Illuiners.

Votre Mission

Rattaché(e) directement à la Direction Administratif et Financier, en lien étroit avec les équipes opérationnelles, vous êtes le/la garant(e) du contrôle interne de la paie et de la fiabilité des données sociales. La paie est externalisée auprès d’un prestataire : votre rôle n’est pas de la produire mais d’en assurer la préparation, le contrôle et la coordination de bout en bout.

Vous évoluerez dans un environnement dynamique et agile, dans un contexte de structuration où vous devrez faire preuve de rigueur, de polyvalence et être force de proposition afin de contribuer à l’avancement d’un vaste panel de missions tels que :

• Pilotage et contrôle de la paie externalisée

  • Collecte, consolidation et transmission des éléments variables de paie au prestataire (entrées/sorties, absences, variables, primes, notes de frais impactant la paie) selon un calendrier de paie maîtrisé ;

  • Contrôle de la saisie des temps par les salariés (suivi des congés etc) ;

  • Collecte des déclarations sociales produites par le prestataire (DSN, charges sociales, organismes de prévoyance et de mutuelle) et suivi des éventuelles anomalies jusqu’à résolution ;

  • Rapprochement de la paie avec la comptabilité en lien avec le CFO et l’expert comptable (écritures de paie, provisions congés payés, comptes de tiers sociaux).

• Administration du personnel et cycle de vie collaborateur

  • Gestion administrative des entrées : DPAE, rédaction des contrats et avenants, affiliations mutuelle et prévoyance, visites médicales, création des dossiers collaborateurs ;

  • Suivi des évolutions en cours de vie (avenants, mobilités, changements de temps de travail) et des sorties (documents de fin de contrat, coordination avec la paie et le management) ;

  • Suivi des absences, congés, arrêts de travail, IJSS et dossiers de prévoyance ;

  • Gestion des dispositifs collectifs et avantages (titres-restaurant, mutuelle, mobilité durable, remboursements transport) ;

  • Tenue et fiabilisation des obligations administratives : registre unique du personnel, affichages, archivage et conformité RGPD des données sociales.

• Coordination des prestataires et interlocuteurs externes

  • Interlocuteur(trice) de référence du cabinet de paie : animation du rythme de collaboration, cadrage des livrables, respect des échéances et arbitrage des points bloquants ;

  • Point de contact avec les organismes externes (URSSAF, organismes de retraite et de prévoyance, médecine du travail, OPCO, mutuelle) en lien avec le prestataire et le CFO;

• Data & Process Owner RH

  • Élaboration et documentation de l’ensemble des processus administratifs RH et de l’outillage associé (SIRH), dans un contexte de croissance et avec la perspective d’intégration de nouvelles entités ;

  • Garantie de la qualité et de la cohérence de la donnée sociale entre le SIRH, la paie et les outils Finance.

• Conformité sociale et missions ponctuelles

  • Veille sur la réglementation sociale et l’application de la convention collective, avec appui de conseils externes sur les sujets complexes ;

  • Contribution aux obligations et échéances annuelles (index égalité professionnelle, déclarations obligatoires, préparation des audits) ;

  • Participation aux projets de structuration de la fonction People : déploiement ou évolution du SIRH, automatisation des processus, préparation des instances représentatives du personnel.

Profil Recherché

Il s’agit d’un poste évolutif, à la fois du fait de la croissance et de l’ambition du Groupe mais aussi de la variété des chantiers rencontrés laissant ainsi la place à l’expression des appétences de chacun.

• Formation en Ressources Humaines, gestion de la paie ou droit social (Licence/Master, titre professionnel gestionnaire de paie)

• Une expérience confirmée en administration du personnel et en gestion ou contrôle de la paie, en entreprise ou en cabinet

• Bonne connaissance des mécanismes de paie et du cadre légal et conventionnel français ; une connaissance de la convention Syntec est un plus

• Notions et curiosité appréciées sur les outils SIRH, l’automatisation des processus et l'A appliquée aux fonctions support

Nous recherchons un profil autonome et force de proposition faisant preuve d’une grande rigueur et d’un sens aigu de la confidentialité. Vous devrez faire preuve de curiosité, de polyvalence et d’une capacité d’adaptation pour évoluer sur plusieurs sujets de front demandant un regard critique, ainsi que d’un vrai sens du service auprès des collaborateurs.

Ce que propose le poste

• Un rôle central et à forte visibilité, au contact de l’ensemble des collaborateurs et en lien direct avec la Direction,

• Un périmètre complet, de la paie à l’administration du personnel,

• La possibilité de construire son propre périmètre et sa fonction de zéro, en proposant les outils et les processus qui structureront la fonction People.