Chargé(e) d'administration des ventes

Qui on est ?

Bienvenue chez hupso, un organisme de formation qui accompagne chaque année plus de 3 000 apprenants et plus de 300 entreprises.

Nous sommes 70 collaborateurs, une équipe passionnée et en pleine croissance, avec un objectif clair : former aux métiers de demain grâce à des parcours innovants et un accompagnement au top.

Pour soutenir cette ambition, nous cherchons notre futur(e) chargé(e) d’administration des ventes.

Ton rôle : tu seras le ou la garant(e) de l’ensemble du cycle de vie d’une transaction, depuis la signature des contrats apprenants jusqu’à l’encaissement des financements. Ton rôle est clé : assurer le bon encaissement de nos ventes, en maîtrisant chaque étape – vérification des ventes, facturation, suivi des paiements, relances impayés, etc.

Ton manageur direct est Dan Jeannin (RAF). Tu travailleras en binôme avec une autre chargée d’administration des ventes (Anabelle).

Missions

• Contrôle mensuel des ventes valides (vérifier les critères des ventes valides & conditions de financement)

• Contrôle des dossiers de financement (OPCO et autres financeurs)

• Automatiser et intégrer l’IA dans le maximum de processus métiers.

• Saisie et transmission des factures financeurs (CPF, Opco, Tpro, France travail)

• Relances impayés financeurs en fonction des échéanciers

• Gestion de la relation hupso/financeurs et être le point de contact principal pour toutes les demandes administratives ou financières des financeurs.

• Accompagner le RAF dans l’optimisation et le développement de la BU Finance

Profil recherché

Tu es rigoureux(se), méthodique, et tu aimes quand les choses sont bien faites. Les chiffres ne te font pas peur, mais ce qui t’anime, c’est d’organiser, fiabiliser, et fluidifier. Pour ça, on attend de toi :

• Une première expérience réussie en administration des ventes ou comptabilité : tu sais gérer des volumes importants d’infos, suivre des process précis, et tenir les délais.

• Un très bon niveau sur Excel : TCD, recherches V/X, formules conditionnelles… Tu travailles facilement avec des bases de données, tu sais les structurer pour faciliter ton travail.

• Une réelle appétence et volontée d’intégrer les outils d’IA dans ton quotidien. C’est un pré-requis chez hupso.

• Un sens aigu de la rigueur et de l’organisation : tu ne laisses rien passer, et tu aimes quand tout est carré.

• Une capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle : tu es à l’aise dans un environnement où les demandes peuvent venir de l’interne comme de l’externe.

• De la résilience : face aux imprévus ou aux contraintes administratives, tu sais rester calme, chercher des solutions, et avancer.

• Un esprit d’équipe : tu joues collectif, tu fais circuler l’info, et tu es toujours partant(e) pour améliorer nos méthodes.

Ce serait un plus si :

• Tu connais Pennylane, ou tu aimes tester de nouveaux outils SaaS.

• Tu as déjà évolué dans une startup ou PME en croissance rapide.

• Tu as une sensibilité pour les sujets macro-éco, la formation pro, ou les financements publics (OPCO, CPF…).

Et surtout, tu te reconnais dans nos valeurs :

• Acceptation : tu respectes chacun, tel qu’il est.

• Apprentissage : tu avances en te formant et en écoutant les feedbacks.

• Ambition long-terme : tu vises loin et tu sais prioriser pour construire durablement.

• Excellence : tu aimes te dépasser et améliorer ce qui peut l’être.

• Cohésion : tu joues collectif et tu fais circuler l’info pour avancer ensemble.

Déroulement des entretiens

• Un premier échange téléphonique pour s’assurer que nous sommes bien en phase sur le poste. 20 minutes. Avec Dan (Head of Finance) ou Alexia (Head of people).

• Un cas pratique de 30 minutes. Dans nos locaux au H7. Avec Dan (Head of Finance).

• Un entretien de 45 minutes. A la suite du cas pratique si concluant avec Dan

• Un dernier entretien de validation de 30 minutes avec notre Arnaud (CEO) et Alexia (Head of people). A la suite de l’entretien précédent si concluant.

Poste en CDI

Salaire selon profil et experience