Boarding Agent / Operator - Rotterdam, Amsterdam, Terneuzen, Antwerpen

Join our global team for a career filled with opportunities to solve challenges both small and large, local and global, simple and complex.

Ter versterking van ons team in de Benelux zoeken wij een enthousiaste collega’s! Wil jij een bijdrage leveren aan onze groeiambitities?

Diverse locaties: Rotterdam, Amsterdam, Terneuzen en Antwerpen

(English below)

Over de divisie Wilhelmsen Port Services:

Bij Wilhelmsen Port Services bieden wij onze klanten gemoedsrust terwijl wij hun vracht, hun schepen en hun bemanning afhandelen. Wij behandelen 75.000 havenaanlopen per jaar, wat betekent dat wij elke 7 minuten, waar ook ter wereld, een schip veilig de zee opsturen om zijn doel weer te vervullen. Wij koppelen lokale expertise aan strenge wereldwijde normen en zorgen ervoor dat de havenaanlopen van onze klanten telkens weer zo efficiënt en veilig mogelijk verlopen.

Meer dan ooit zien wij in dat de maritieme industrie de wereld draaiende houdt, en als agenten zijn wij de linking pin in het proces van het transporteren van goederen over de hele wereld. Onze visie is om de maritieme industrie vorm te geven, en we ontwikkelen voortdurend nieuwe en verbeterde oplossingen voor onze klanten, zoals last mile drone delivery. 

Over de locatie / afdeling:

Je komt te werken op onze Kapiteinskamer. Deze afdeling is verantwoordelijk voor het in- en uitklaren van schepen. Als afdeling regelen wij alles voor in- en uitgaande schepen en ontzorgen wij alles voor diverse rederijen en opdrachtgevers. 

In de kapiteinskamer werken circa 80 collega’s, waarvan 50 collega’s werkzaam zijn vanuit Schiedam, 10 collega’s vanuit Amsterdam, 20 collega’s vanuit Terneuzen en 20 in Antwerpen. Binnen de locaties zijn er vollop mogelijkheden om verder te ontwikkelen en samen te werken met ervaren collega’s.

De functie

Wij zoeken een energieke collega voor een operationele rol binnen onze Kapiteinskamer. In deze functie werk je in wisselende diensten en ga je aan boord van schepen voor overleg met de gezagvoerder en het verzorgen van de in- en uitklaring. Je bent verantwoordelijk voor een efficiënte en nauwkeurige afhandeling van het aanloopproces, zowel administratief als operationeel.

Deze rol vraagt om nauwe samenwerking met collega’s in de binnen- en buitendienst. Goede overdracht van informatie is essentieel om onze dienstverlening – die 24/7 doorgaat – soepel en professioneel te laten verlopen. Het vraagt daarom ook de nodige flexibiliteit en uiteraard een positieve instelling; samen zorgen we voor een goede dienstverlening!

Afhankelijk van je ervaring en achtergrond, krijg je een passende rol waarin je jouw expertise kan laten schijnen!

Werkzaamheden

• Het behandelen van diverse types schepen in een 24/7 dienstverband.
• Het verwerken van documenten die betrekking hebben op de in- en uitklaring.           
• Contact onderhouden met terminals / afladers omtrent de beschikbaarheid van ligplaatsen, contact met havenautoriteiten en betrokken bedrijven inzake binnenkomst en vertrek van  schepen.
• Bestellen van loods/sleepdienst en bootmannen bij binnenkomst/vertrek van de schepen.
• Verzorgen van ladingdocumenten, douaneformulieren en immigratiepapieren.
• Coördineren van de service door derden; b.v. brandstof- en proviandlevering.
• Leveren van de gewenste service aan de gezagvoerders en/of de principalen die t.b.v. deze schepen om service verzoeken.
• Verzorgen van de rapportage aan de principalen en ladingbelanghebbenden, hetzij vanaf kantoor, direct aan partijen, ofwel vanaf schip via een van je collega's.
• Zelfstandig afhandelen van scheepsaanlopen.

Functie-vereisten:

• Een relevante opleiding op MBO-3 of MBO-4 niveau (bijv. Manager Havenlogistiek);
• Pré indien je beschikt over een aantal jaar werkervaring als waterklerk/boarding officer of indien je werkervaring hebt in de scheepsagentuur, maritieme industrie (of transport/logistiek);
• Rijbewijs B;
• Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.

Wij bieden

• Een leuke en uitdagende functie binnen een van de grootste en meest innovatieve maritieme bedrijven ter wereld waarbij je onze gevestigde naam verder op de kaart kunt zetten;
• Een fulltime dienstverband en een contract van 12 maanden met uitzicht op contract van onbepaalde tijd;
• Een goed salaris afhankelijk van leeftijd en/of werkervaring, winstdelingsregeling + 8,33 % vakantiegeld;
• Je neemt deel aan onze pensioenregeling met uitstekende voorwaarden;
• Leaseauto en mobiele telefoon;
• 31 vakantiedagen per jaar;
• Een modern kantoor met uitstekende faciliteiten zoals een bedrijfskantine, eigen fitnessruimte en hoogwaardige IT hard- en software zoals, laptop, Office-365 en volledige integratie van MS Teams.

Over Wilhelmsen:

Opgericht in Noorwegen in 1861, is Wilhelmsen nu een uitgebreide wereldwijde maritieme groep die meer dan de helft van de koopvaardijvloot voorziet van essentiële producten en diensten, samen met het leveren van bemanning en technisch management aan de grootste en meest complexe schepen die ooit hebben gevaren. Wij zetten ons in om de maritieme industrie vorm te geven en zoeken en ontwikkelen ook nieuwe mogelijkheden in de sectoren hernieuwbare energie, offshore en energie. Met duizenden collega's in meer dan 70 landen ondersteunen we een diverse en inclusieve werkomgeving en gaan we nog een stap verder in competentie, duurzaamheid, innovatie en ongeëvenaarde klantervaringen.

Solliciteren:

Stuur je CV en korte motivatie via ons carrièreportaal of per e-mail naar: wps.benelux.hr@wilhelmsen.com

Contactgegevens:  Sanne Nijhuis,  HR Consultant Benelux, +31 6 23611457,  sanne.nijhuis@wilhelmsen.com

---------------------------------------

To strengthen our team in the Benelux region, we are looking for enthusiastic new colleagues! Are you ready to contribute to our growth ambitions?

About Wilhelmsen Port Services

At Wilhelmsen Port Services, we provide our customers with peace of mind by handling their cargo, vessels, and crew. With over 75,000 port calls per year, we safely send a ship out to sea every 7 minutes somewhere in the world. We combine local expertise with strict global standards to ensure our customers’ port calls are handled as efficiently and safely as possible.

Now more than ever, we recognize that the maritime industry keeps the world moving. As agents, we are the vital link in the global transport of goods. Our vision is to shape the maritime industry, and we continuously develop new and improved solutions for our customers—such as last-mile drone delivery.

About the department / location

You will be working in our Port Operations Department, also known as the "Kapiteinskamer" (Captain’s Room). This department is responsible for the clearance of vessels upon arrival and departure. We manage all operational and administrative aspects for incoming and outgoing ships, relieving the burden for various shipping companies and clients.

The team consists of approximately 80 colleagues: 50 based in Schiedam, 10 in Amsterdam, 20 in Terneuzen, and 20 in Antwerp. Across these locations, there are plenty of opportunities for development and collaboration with experienced professionals.

The role

We are looking for an energetic colleague for an operational role within our Port Operations Department. In this position, you will work in rotating shifts and board vessels to coordinate with the captain and handle the clearance process. You will be responsible for the efficient and accurate handling of each port call, both administratively and operationally.

This role requires close collaboration with both office and field colleagues. Clear communication and information transfer are essential to ensure our 24/7 service runs smoothly and professionally. This requires flexibility and, of course, a positive attitude; together, we deliver excellent service!

Depending on your experience and background, we will assign a role that best matches your expertise and potential.

Key Responsibilities

• Handling various types of vessels in a 24/7 shift environment.
• Processing documentation related to vessel clearance.
• Coordinating with terminals and shippers regarding berth availability, and liaising with port authorities and stakeholders on vessel arrivals and departures.
• Ordering pilots, tugboats, and mooring services for vessel movements.
• Preparing cargo documents, customs forms, and immigration papers.
• Coordinating third-party services such as fuel and provisions.
• Providing requested services to captains and/or principals.
• Reporting to principals and cargo stakeholders, either from the office, directly to parties, or from the vessel via a colleague.
• Independently managing vessel port calls.

Requirements

• A relevant MBO-3 or MBO-4 level education (e.g., Port Logistics Management).
• Preferably, several years of experience as a boarding officer or in ship agency, maritime, or transport/logistics sectors.
• A valid driver’s license (Category B).
• Strong verbal and written communication skills in both Dutch and English.

What We Offer

• A fun and challenging role within one of the world’s largest and most innovative maritime companies, where you can help strengthen our established reputation.
• A full-time position with a 12-month contract and the prospect of a permanent contract.
• A competitive salary based on age and/or experience, profit-sharing scheme, and 8.33% holiday allowance.
• Participation in our pension scheme with excellent conditions.
• Company car and mobile phone.
• 31 vacation days per year.
• A modern office with excellent facilities, including a company canteen, in-house gym, and high-quality IT equipment such as a laptop, Office 365, and full MS Teams integration.

About Wilhelmsen

Founded in Norway in 1861, Wilhelmsen is now a global maritime group providing essential products and services to over half of the world’s merchant fleet. We also offer crew and technical management for the largest and most complex vessels ever built. Committed to shaping the maritime industry, we actively explore and develop new opportunities in renewable energy, offshore, and energy sectors. With thousands of colleagues in over 70 countries, we support a diverse and inclusive work environment and continuously push the boundaries in competence, sustainability, innovation, and customer experience.

Contact information

Contact: Sabine de Grauw, HR Manager Benelux – +31 6 57 92 26 04 – sabine.degrauw@wilhelmsen.com