Asistente de Gestión Documental

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

El Comité Internacional de Rescate (IRC) responde a las peores crisis humanitarias del mundo y ayuda a las personas a sobrevivir y reconstruir sus vidas. Fundado en 1933 a pedido de Albert Einstein, el IRC ofrece cuidados que pueden salvar vidas y asistencia que cambia la vida de los desplazados y refugiados que se ven obligados a huir de una guerra o un desastre. Trabajando hoy en más de 40 países y 22 ciudades de EE. UU., Restauramos la seguridad, la dignidad y la esperanza de millones de personas desarraigadas y que luchan por sobrevivir. El IRC lidera el camino del daño al hogar.

La crisis humanitaria en Venezuela continúa intensificándose. Los venezolanos enfrentan una hiperinflación, que los pone fuera del alcance de los bienes y servicios básicos, incluida la atención médica y la alimentación. La escasez de suministros médicos hace que sea difícil diagnosticar y tratar las enfermedades transmisibles y las necesidades de salud sexual y reproductiva, entre otros servicios. La falta de alimentos ha provocado hambre y desnutrición. Entre 2015 y 2018, más de tres millones de venezolanos se fueron a buscar bienes y servicios principalmente en países vecinos.

El IRC ha respondido a la crisis apoyando a los venezolanos que cruzan el arco del patrón migratorio, incluidos Venezuela, Colombia, Ecuador y Perú. En Colombia, el IRC trabaja en las áreas de salud, protección, educación y asistencia monetaria multipropósito en Cúcuta, Medellín, Cundinamarca, Norte de Santander, Nariño (específicamente Ipiales) y Valle del Cauca (especialmente en Cali). En Venezuela, el IRC viene desarrollando programas a través de organizaciones locales. Desde enero 2021, hemos ampliado nuestra respuesta a Ecuador y en 2022 a Perú, estableciendo proyectos y alianzas estratégicas con socios locales, con énfasis en atención en los corredores fronterizos desde/hacia Colombia y Perú. El IRC trabaja para fortalecer la capacidad de los socios locales para brindar acceso a servicios de salud sexual y reproductiva de calidad, nutrición, satisfacer necesidades básicas, y medios de vida dignos para la población migrante.

Descripción general del trabajo:
 

Coordinar, ejecutar y mantener el sistema de gestión documental digital de los proyectos ECHO, garantizando que todos los documentos soporte de costos directos, costos asignados (ADC), cadena de suministro y personal estén debidamente escaneados, nombrados, organizados y archivados en Box conforme a los lineamientos obligatorios del donante, los estándares de IRC y los requerimientos de auditoría interna y externa.

Responsabilidades principales:

Configuración y Mantenimiento de la Estructura de Carpetas en Box:

• Crear y mantener la estructura de carpetas obligatoria en Box para los proyectos ECHO
• Utilizar Box Drive para la administración eficiente de carpetas y subcarpetas, facilitando la navegación y carga masiva de documentos
• Verificar periódicamente que la estructura de carpetas esté completa, correctamente nombrada y alineada con los códigos de proyecto vigentes en Integra (códigos T1/D1 por proyecto, T7/D7 por empleado)
• Actualizar la estructura ante cambios en el proyecto: nuevos códigos de proyecto, nuevas ubicaciones, períodos fiscales adicionales

Gestión Documental

• Recibir y archivar en Box todos los documentos soporte de transacciones de costos directos de los proyectos, organizados por código de proyecto (D1) y mes del año fiscal
• Nombrar cada archivo PDF según la convención de referencia de transacción de Integra asegurando la trazabilidad entre el Transaction Listing Report y el documento soporte
• Consolidar en un único archivo PDF todos los documentos que correspondan a una misma transacción (factura, orden de compra, comprobante de pago, aprobaciones)
• Coordinar con el equipo de Finanzas la recepción oportuna de los soportes físicos para su digitalización dentro del período contable correspondiente
• Archivar mensualmente en Box los printouts de las herramientas de asignación de costos compartidos, previo la respectiva gestión de firmas del responsable financiero y dirección país.
• Archivar en Box todos los documentos del proceso de cotización y licitación (RFQ/RFP) relacionados con el proyecto
• Verificar que cada expediente de proceso de selección de proveedor incluya: bases, cotizaciones recibidas, cuadro comparativo, acta de selección y contrato o acuerdo firmado
• Coordinar con el equipo de Supply Chain la entrega oportuna de los expedientes físicos o digitales para su archivo en Box
• Garantizar que los soportes de transacciones individuales con proveedores estén también archivados en la carpeta Direct Project Costs, aunque el expediente de selección esté en Supply Chain and Personnel
• Archivar en Box los contratos de trabajo y cartas de ajuste salarial del personal financiado por ECHO, tanto nacional como internacional
• Gestionar el archivo mensual de timesheets del personal financiado por el proyecto, organizados por mes fiscal
• Archivar mensualmente el registro de nómina (payroll register), el voucher contable y el comprobante de pago, claramente numerados y etiquetados según los lineamientos ECHO
• Archivar todos los contratos de arrendamiento relacionados con el proyecto (oficinas, bodegas, vehículos, equipos)
• Coordinar con RRHH la entrega oportuna de contratos, timesheets y demás documentación de personal para su digitalización y archivo

Control de Calidad Documental

• Realizar revisiones periódicas de completitud y calidad de los archivos en Box, verificando que no haya documentos faltantes, mal nombrados, ilegibles o ubicados en carpetas incorrectas
• Mantener un tracker maestro de gestión documental por área (Finanzas, Supply Chain, RRHH, Programa), con estado actualizado de cada documento requerido: pendiente / en proceso / archivado / observado
• Emitir alertas preventivas a las áreas responsables cuando se detecten documentos faltantes o próximos a vencer en plazo de archivo
• Coordinar la subsanación de observaciones documentales identificadas por la Auditoría Interna de IRC o por revisiones pre-auditoría del equipo de Finanzas

Coordinación Interáreas y Comunicación

• Actuar como punto focal documental de los proyectos ECHO ante todas las áreas (Finanzas, Supply Chain, RRHH, Programa), centralizando la recepción, validación y archivo de documentos soporte
• Comunicar oportunamente a cada área los lineamientos de archivo ECHO, las convenciones de nombre obligatorias y los plazos de entrega de documentación
• Apoyar al equipo de Finanzas en la preparación de documentación para auditorías internas y externas de ECHO, asegurando que los expedientes en Box estén completos y accesibles
• Participar en reuniones de seguimiento del proyecto reportando el estado de la gestión documental e identificando cuellos de botella o riesgos de incumplimiento.
   

Requisitos del trabajo:
 

· Técnico, Tecnólogo o estudiante universitario en Archivística, Administración, Contaduría, Gestión Documental o carreras afines

· Mínimo 1 año de experiencia en gestión documental, archivo o apoyo administrativo/financiero

· Manejo de Box o plataformas equivalentes de gestión documental en la nube (OneDrive, SharePoint, Google Drive)

· Habilidad en trabajo en equipo.

· Manejo avanzado de Excel (tablas dinámicas, fórmulas financieras)

· Alta atención al detalle y orientación al cumplimiento normativo

· Iniciativa para proponer nuevas ideas, pensamiento creativo y análisis.

· Buen criterio y capacidad para priorizar eficazmente múltiples tareas en un entorno de cambio constante.
· Alto nivel de compromiso con valores de IRC

Experiencia y habilidades preferidas:

Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita, así como una capacidad general para ser claro y conciso en todas las comunicaciones

· Fuertes habilidades de organización y gestión del tiempo; Capacidad comprobada para priorizar y entregar a tiempo

· Fuertes habilidades analíticas para resolver problemas

· Habilidad en trabajo en equipo.

· Capacidad para trabajar con equipos externos bajo estándares distintos a IRC

· Habilidades de comunicación para explicar requisitos técnicos a audiencias no financieras

· Orientación al fortalecimiento de capacidades

· Capacidad para trabajar tanto de forma independiente como en una estructura de equipo global dinámica y multifuncional

· Altamente competente en la suite de Microsoft Office

· Capacidad para gestionar y trabajar a través del cambio de una manera proactiva y positiva.

Ambiente de trabajo:

· Entorno de trabajo cambiante.

· La presencia y movimientos de trabajo geográficamente y el alcance del programa podrían cambiar a medida que el programa crezca.

Estandares de conducta profesional

Los trabajadores de IRC y IRC deben adherirse a los valores y principios descritos en IRC Way-normas para la conducta profesional. De acuerdo con estos valores, el IRC opera y aplica políticas sobre la protección del beneficiario contra la explotación y el abuso, la salvaguardia del niño, el acoso en el lugar de trabajo, la integridad fiscal y anti-represalias.
 

Igualdad de género: IRC se compromete a reducir la brecha de género en posiciones de liderazgo. Ofrecemos beneficios que proporcionan un entorno propicio para que las mujeres participen en nuestra fuerza de trabajo, incluido el permiso parental, los protocolos de seguridad sensibles al género y otros beneficios y subsidios de apoyo.
 

Igualdad de oportunidades del Empleador: IRC es un empleador de igualdad de oportunidades. El IRC considera a todos los solicitantes sobre la base del mérito sin tener en cuenta la raza, sexo, color, origen nacional, religión, orientación sexual, edad, estado civil, estado de veterano, discapacidad o cualquier otra característica protegida por la ley aplicable.

PROFESSIONAL STANDARDS

All International Rescue Committee workers must adhere to the core values and principles outlined in IRC Way - Standards for Professional Conduct. Our Standards are Integrity, Service, Equality and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Safeguarding, Conflicts of Interest, Fiscal Integrity, and Reporting Wrongdoing and Protection from Retaliation. IRC is committed to take all necessary preventive measures and create an environment where people feel safe, and to take all necessary actions and corrective measures when harm occurs. IRC builds teams of professionals who promote critical reflection, power sharing, debate, and objectivity to deliver the best possible services to our clients.

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